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CIRCULAR INFORMATIVA PARA COLABORADORES Y TRABAJADORES

La presente circular tiene como objetivo básico la difusión de las funciones y obligaciones del personal y de los colaboradores de FIGHT FILMS en materia de seguridad de datos personales.

La protección se basa en el REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos. Estas normas protegen y garantizan las libertades y los derechos fundamentales de las personas físicas y especialmente su honor e intimidad. Con este fin se contemplan multas por parte de la Agencia de Protección de Datos de hasta 601.012,10€ en función de la calificación de la infracción cometida. El citado RGPD tiene como objetivo primordial, entre otros, implementar las medidas de índole técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad que deben reunir tanto ficheros automatizados como en papel, los centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas, programas y personas que intervengan en el tratamiento de los datos de carácter personal. Para recoger todas las medidas definidas anteriormente y garantizar con lo dispuesto en el Reglamento de Seguridad, FIGHT FILMS ha elaborado un Documento de Seguridad y ha nombrado Responsable de Seguridad a FERNANDO VERTUA. Estas medidas de seguridad son de obligado cumplimiento por todo el personal de la empresa con acceso a datos de carácter personal. El citado Documento de Seguridad se encuentra a disposición de todo trabajador, previa solicitud al Responsable de Seguridad. A continuación se presenta un resumen de los aspectos más relevantes:

• Recursos del sistema de información: Queda terminantemente prohibido utilizar dichos recursos a los que se tenga acceso para uso privado o para cualquier otra finalidad diferente de la del desempeño de sus funciones. Bajo ningún concepto puede revelarse información a persona alguna ajena a la empresa, sin la debida autorización.
• Los sistemas informáticos que dan acceso a los ficheros que contienen datos de carácter personal tendrán siempre este acceso restringido mediante un código de usuario y una contraseña, sin cuya introducción resulte imposible acceder a los datos protegidos.
• El código de usuario y la contraseña son absolutamente personales e intransferibles; por ello, los registros que se efectúen sobre operaciones realizadas bajo un código y contraseña se atribuirán, salvo prueba en contrario, al titular de los mismos y quedarán bajo su responsabilidad personal.
• Cada usuario es responsable de la confidencialidad de su contraseña, por lo que si advierte o sospecha que la misma ha podido ser conocida fortuita o fraudulentamente por personas no autorizadas, deberá registrarlo como incidencia y notificárselo de inmediato al Responsable de Seguridad, el cual asignará una nueva contraseña al usuario.
• Salidas de soportes: Toda salida de cualquier soporte y/o ordenador personal fuera de la organización deberá ser expresamente autorizada según el procedimiento descrito en el Documento de seguridad.
• Incidencias en materia de seguridad: El usuario que tenga conocimiento de la incidencia se responsabiliza directa y personalmente de comunicarla según las instrucciones determinadas en el Documento de Seguridad.
• Compromiso: Todos los compromisos anteriores deben mantenerse, incluso después de extinguida por cualquier causa la relación laboral con la empresa.
• Responsabilidad: El incumplimiento por el obligado, de cualquiera de las normas contenidas en el presente documento y, por ende, en el Documento de Seguridad podrá considerarse como un quebranto de la buena fe contractual. Si el incumplimiento tuviera carácter doloso, se emprenderán las acciones legales correspondientes para la debida depuración de responsabilidades.

Cualquier duda o comentario que pudiese suscitar el presente documento puede ser consultada o atendida por el Responsable de Seguridad.

1. PROTECCIÓN DE DATOS DE EMPLEADOS Y COLABORADORES

De acuerdo al Reglamento General de Protección de Datos relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (RGPD), de conformidad con la Ley de Competencia Desleal 3/1991, incluyendo su modificación a través de la Ley 29/2009, y de la Ley Orgánica 5/2010 por la que se modifica el Código Penal de 1995, le informamos que:

• Responsable del tratamiento:

Sus datos pasarán a formar parte de un fichero titularidad de FIGHT FILMS, con domicilio social en: GLORIETA BILBAO, Nº1. 4º IZQ. MADRID

• Finalidad:

Las finalidades del tratamiento de sus datos serán las siguientes:

• • Recursos Humanos: Tienen como finalidad desarrollar, mantener, cumplir y controlar su actividad, para dar cumplimiento a las obligaciones y funciones del departamento de Recursos Humanos relativas a las actividades de formación, control de asistencia al trabajo, formalización de las nóminas, deberes en materia de prevención de riesgos laborales, así como la gestión de canales de comunicación/denuncias implementados por la entidad de conformidad con requisitos previstos en las normativas en materia de cumplimiento vigentes.
  • Derechos de imagen: Tienen como finalidad la utilización de su imagen para la elaboración de publicaciones internas y para su utilización con finalidades de marketing y prospección comercial de la entidad, así como a la publicación de su CV e información de su trayectoria profesional en nuestra intranet, webs y blogs corporativos. En ningún caso estas imágenes e información de carácter personal serán cedidas a terceros, ni utilizadas para una finalidad distinta a la descrita.
  • Control y registro de jornada: Control de accesos al centro de trabajo, así como de las horas de entrada y salida del trabajador, en virtud de la obligación del empleador de registrar dicha información del empleado.
  • Control de documentación: tienen como finalidad el control de entrega de información de proyectos y documentación de interés para el trabajador y colaborador.
  • Control sanitario: tiene como finalidad la recogida de datos sanitarios frente a la pandemia causada por el Covid-19.
  • Geolocalización: tiene como finalidad la recogida del punto geolocalizado desde dónde se está estableciendo la conexión web para la firma de formularios, contratos u otro documento que así lo precise por vía web.
    

• Legitimación:

La legitimación para la recogida de sus datos se basa en el contrato mercantil/laboral suscrito con FIGHT FILMS

• Destinarios:

De igual modo, le informamos que para el cumplimiento de las obligaciones legales y laborales sus datos pueden ser comunicados a:

• • Administraciones Públicas (Seguridad Social, Agencia Tributaria, Subvenciones).
  • Mutuas de protección laboral y servicios de prevención de riesgos laborales o la preservación de la salud de los trabajadores.
  • Aquellas entidades o clientes que exijan o ante las cuales sea necesario identificar a los empleados: entidades bancarias para pagos de nóminas, aseguradoras, proyectos, formación, mensajería, renting, identificación de infracciones de tráfico, así como aquellas entidades o clientes que requieran datos identificativos y laborales del personal para llevar a cabo el servicio contratado y que acrediten la relación con la empresa.
  • Comités de empresa, sindicatos y delegados de prevención.

Sus datos no serán cedidos para otras finalidades distintas a las anteriormente descritas.

• Derechos:

Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, así como revocar su autorización para el uso de sus imágenes. También podrá solicitar la limitación u oposición al tratamiento de sus datos cuando se den determinadas circunstancias, en cuyo caso únicamente serán conservados para el cumplimiento de las obligaciones legalmente previstas. Para ejercer los derechos anteriormente descritos deberá dirigirse a FIGHT FILMS. De igual modo, le informamos de que la Agencia Española de Protección de Datos es el órgano competente destinado a la tutela de estos derechos. Con la finalidad de mantener actualizados los datos, usted deberá comunicar cualquier cambio que se produzca sobre los mismos.

2. COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD DE EMPLEADOS Y COLABORADORES

En atención a nuestro más alto compromiso de cumplir con la legalidad vigente, le informamos que bajo ningún concepto usted debe utilizar ni incorporar a los sistemas informáticos y archivos documentales de esta empresa la información de carácter personal o empresarial a la que haya tenido acceso durante el desempeño de sus tareas o funciones en otras entidades, cuando ello pueda implicar la vulneración de las legislaciones anteriormente mencionadas.

En cumplimiento de la legislación anteriormente mencionada, usted asume el compromiso de guardar secreto profesional respecto de los datos personales, datos sobre los clientes, estrategias comerciales y organizativas e industriales, y cualquier otra información a la que tenga acceso con el motivo de las funciones asignadas. Dicha obligación de secreto profesional subsistirá en cumplimiento del artículo 32 del RGPD, aun después de finalizar la relación laboral.

De igual modo, le informamos que con la finalidad de garantizar el derecho a la intimidad y privacidad del trabajador por parte de FIGHT FILMS, bajo ningún concepto usted debe incorporar a los sistemas informáticos y archivos documentales de esta empresa, su información de carácter personal tales como fotos, videos o imágenes.

Asimismo, de conformidad con el mismo artículo 32 del RGPD, el empleado y colaborador se compromete a cumplir las normas internas de seguridad que afectan al desarrollo de sus funciones, así como el uso de los equipos informáticos, correo electrónico y demás aplicaciones y servicios web a las que va a tener acceso.

De igual modo, el empleado y colaborador, como parte necesaria y fundamental para conseguir el compromiso de responsabilidad corporativa y ética empresarial de esta empresa, tiene la responsabilidad y el deber de realizar los programas formativos y aplicar los procedimientos y normas que se le comuniquen a tal efecto.

Por último, en virtud de las nuevas implicaciones para la empresa como consecuencia de la entrada en vigor de la Reforma del Código Penal del año 2010 y las aclaraciones y nuevos requisitos establecidos en la Ley Orgánica 1/2015, de 30 de marzo, por la que se modifica el Código Penal, en relación a las nuevas implicaciones y responsabilidades en materia de Responsabilidad Penal de la Empresa (RPE), el empleado y colaborador se comprometen a aplicar y tener en consideración los protocolos y procedimientos que establezca la empresa en esta materia y que sean de aplicación en el ámbito de protección de datos de carácter personal en los términos previstos en este documento.

Ante cualquier duda, incidente, o imposibilidad de aplicación adecuada de los procedimientos y normas lo comunicará al responsable de la empresa que se le designe en cada uno de los supuestos tal como quede establecido a tal efecto.